Wenn Sie Zahlen kommunizieren möchten
Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation
Je konkreter und bildhafter Ihre Sprache ist, desto eher bleibt Ihre Rede oder Ihr Brief-, Medienmitteilungs- oder Broschürentext im Gedächtnis haften. Dumm nur, dass Zahlen – insbesondere grosse wie z. B. 374’266 – für unser Gehirn so wenig konkret und bildhaft sind.
Zahlen gilt es deshalb zurückhaltend einzusetzen. Wenn Sie in Ihrem Referat oder Text unbedingt Zahlen nennen müssen, so beschränken Sie sich auf die wichtigsten 1 bis (maximal!) 3 Zahlen. Und haben Sie den Mut, zu runden: Reden Sie von knapp 375’000 Eintritten/Franken/Mitgliedern, denn mit runden Zahlen kann unser Hirn viel besser umgehen als mit komplizierten genauen Zahlen.
Runden Sie grosszügig
Deshalb runden Sie eine Zahl wie 237’364 am besten auf «knapp eine Viertelmillion», 63,2 % auf «knapp zwei Drittel» – solche Zahlen können wir uns besser vorstellen und bleiben uns deshalb auch eher im Gedächtnis.
Wenn Sie nun von Messresultaten oder Ihrem Jahresumsatz sprechen, kann das grosszügige Runden evtl. problematisch sein. Dies können Sie jedoch elegant lösen, indem Sie in Ihrem Referat von einer «knappen Viertelmillion» sprechen, in Ihren Folien hingegen die genaue Zahl schreiben, oder indem sie «gut drei Viertel» schreiben und dazu eine Kuchengrafik mit den genauen Prozentzahlen abbilden.
Eine Grafik sagt oft mehr als viele Zahlen
Überhaupt ist es meist sehr hilfreich, Zahlen und Grössenverhältnisse in Grafiken zu verdeutlichen. Bei einer Präsentation lohnt sich deshalb der kleine Zeitaufwand, Zahlenmaterial als Grafik aufzubereiten. Je nachdem, ob es um Grössenverhältnisse oder Entwicklungen geht, wählen Sie besser ein Kuchen- oder ein Liniendiagramm. Für die – erfahrungsgemäss meist sehr kleine – Minderheit jener, die es genau wissen wollen, können Sie immer noch die Detailzahlen in einer Tabelle in gedruckter Form mitgeben.
Entwicklung von Gewinn und Umsatz über die Jahre hinweg: Linien- oder Balkendiagramme sind aussagekräftiger als Zahlenreihen.
Grössen- resp Anteilsverhältnisse lassen sich am besten mit Kuchendiagrammen ausdrücken, wobei die geeignete Farbwahl Klarheit auf einen Blick schafft: z. B. Grün für Positives, Rot für Negatives und eine neutrale Farbe für den Rest.
Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:
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- Wie man zu kurzen Texten und Reden kommt 2
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- Würzige Texte 2: Seien Sie konkret! Nutzen Sie Bilder!
- Würzige Texte 3: Verben statt Substantive!
- Würzige Texte 4: Verwenden Sie konkrete Beispiele!
- Vermeiden Sie Fachwörter – oder der «Teenager-Test»
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- Gezielte Redundanzen
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