Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation – Gestalten Sie Ihre Briefe

Die letzten Beiträge standen ganz im Zeichen der Textgestaltung. Eine besondere Textform ist der Brief: Auch in Zeiten von E-Mail und SMS geschieht ein Grossteil der Kommunikation per Post. Gerade wenn Sie als Geschäftsfrau/Geschäftsmann Ihren potenziellen Kundinnen und Kunden ein Angebot mittels einer hübschen Broschüre beliebt machen wollen, sind Briefe (oder Neudeutsch: Mailings) das gewählte Mittel.

Gerade bei solchen Schreiben ist die Gestaltung – neben der verständlichen, ansprechenden Sprache – von grosser Wichtigkeit. Soll Ihr Brief nicht ungelesen im Abfall landen, muss er 3 Punkte erfüllen:

    1.   Eine A4-Seite – nicht mehr

Ein Brief soll, wenn irgend möglich, auf einer A4-Seite Platz finden – inklusive Absender- und Empfängeradresse, Unterschrift und PS. Erfahrungsgemäss bleibt Ihnen somit knapp eine halbe Seite für den eigentlichen Brieftext. Auch bei Briefen gilt: In der Kürze liegt die Würze.

Der Brief bietet somit nur Platz für das Nötigste: die Hauptbotschaft und die Einladung, mit Ihnen als Absender/in Kontakt aufzunehmen, falls das Angebot interessiert. Alles Weitere – Detail- und Hintergrundinformationen – gehört in die Beilage. Der Brieftext entscheidet, ob sich die angeschriebene Person tiefer mit dem Angebot auseinandersetzen wird.

    2.   Logische Gliederung in Absätze

Gerade Briefe, deren Absender man nicht persönlich kennt, werden oft in Eile überflogen. Steckt Ihre Hauptbotschaft irgendwo tief in einer Bleiwüste, wird sie mit grosser Wahrscheinlichkeit übersehen. Auch Briefe sind deshalb gezielt zu gestalten, so dass sie gerne gelesen werden: mit klar getrennten Abschnitten und genügend Luft.

    3.   Die Botschaft auf einen Blick

Wie bei Artikeln und Medienmitteilungen gehört die Hauptbotschaft zwingend ins Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt: als gut sichtbarer «Betreff» oberhalb der Anrede. Auf das Wort «Betreff» können Sie getrost verzichten – Hauptsache, er sticht durch Schriftgrösse und -schnitt («fett») ins Auge. Wie eine Schlagzeile soll dieser Betreff animieren, den Brief zu lesen. Deshalb gelten für den «Betreff» eines Briefes dieselben Regeln wir für einen Titel.

Ein so gestalteter Brief ist sicher ein guter Türöffner für eine künftige Geschäftsbeziehung. Übrigens: Auch Rechnungen und Mahnungen gehören zu den Briefen. Da diese meist allein wegen der Zahlen keine sehr angenehmen Botschaften beinhalten, ist eine übersichtliche Gestaltung umso wichtiger. Denn bestehende Kundinnen und Kunden möchten Sie ja behalten. Eine verständliche Sprache und eine übersichtliche Auflistung der in Rechnung gestellten Kosten kann eine negative Reaktion abfedern.

 

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