Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation – E-Mails 7: Was Ihre Attachments so alles verraten können...

Das Internet hat die Kommunikation zweifelsohne beschleunigt: Wurden beispielsweise Verträge früher per Post hin- und hergeschickt , bis sie vollständig und unterzeichnungsbereit waren, geschieht dies heute per E-Mail: Der Vertragsentwurf wird als Word-Dokument dem Mail angehängt, jede Partei trägt ihre Inputs direkt in elektronischer Form ein, und schon nach Stunden ist das Dokument zum Ausdruck und zur Unterschrift bereit.

Die wenigsten Mailer/innen sind sich bewusst, wie viel sie dabei über sich verraten. Versierte Anwender/innen der jeweiligen Software können aus Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten so Einiges herauslesen. So verraten beispielsweise mehrere Tabulatoren hintereinander oder Leerzeilen zwischen Absätzen den wenig bewanderten Word-Anwender. Im Korrekturmodus angebrachte Änderungen zeigen, zu welcher Uhrzeit (manchmal auch Unzeit) ein Dokument weiterentwickelt wurde, oder wie man sich als User auf seinem Heimcomputer nennt. Unter «Datei» > «Eigenschaften» lässt sich ausserdem erkennen, wer ein Dokument wann ursprünglich erstellt hat und wie lange die letzte Person daran gearbeitet hat.

Vergessene Korrekturen und Kommentare lassen tief blicken

Im geschäftlichen Verkehr innerhalb Ihrer Unternehmung sind solche «Enthüllungen» wahrscheinlich problemlos. Anders jedoch sieht es in der Kommunikation mit Stakeholdern wie (potenziellen) Kund/innen oder Medien(schaffenden) aus. Was, wenn der Empfänger in der Offerte noch alte Korrekturen sichtbar machen kann und dort liest, dass der Verkaufsleiter eine Zahl zweimal nach oben korrigiert oder im Preis enthaltene Dienstleistungen gelöscht hat? Oder die Journalistin alte Kommentare findet, wo jemand «würde ich so nicht schreiben – ist politisch heikel!» eingetragen hat?

Um solche und andere Peinlichkeiten zu verhindern, gibt es 2 Möglichkeiten:

 

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