Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation – E-Mails 5: Richtig adressiert ist halb gewonnen

Ein Blick oberhalb des «Betreff» lässt schnell erkennen, ob einem das Mail Folgearbeit bringt oder nicht. Grundsätzlich gilt: Wer ein Mail gelesen haben muss und allenfalls sogar reagieren muss, findet seine Adresse im «An»-Feld. Wer seine Adresse im «CC»-Feld liest, hat das Mail zur Kenntnis erhalten – sozusagen als Dienstleistung, um über gewisse Entwicklungen auf dem Laufenden zu sein.

Geübte Mailer/innen schauen deshalb beim Öffnen der Nachricht zuerst in die beiden Felder «An» und «CC». Damit erkennen sie auch sofort, wer ausser ihnen die Mitteilung erhalten hat. Dies verhindert, dass Mails an Personen weitergeleitet werden, die sie schon erhalten haben.

Richtig gelesen ist schon halb erledigt

Damit die Kommunikation per E-Mail klappt, muss die empfangende Person sie richtig lesen, das heisst die einzelnen Elemente eines E-Mails in der richtigen Reihenfolge betrachten:

  1. Betreff
  2. Adressat/innen
  3. Mailbody
  4. Anlagen (Attachments)

Ordnen Sie die Empfänger/innen korrekt zu

Die sendende Person muss ihrerseits das Mail richtig adressieren: Wer mit dem Mail einen Auftrag erhalten soll, muss seine Adresse zwingend im «An»-Feld finden – wer reagieren kann, aber nicht muss, gehört ins «CC»-Feld.

Selbstverständlich gilt es bei jedem Mail auch genau zu überlegen, wie viele Empfänger/innen es tatsächlich erhalten sollen. Denn gerade unnötig erhaltene Mails vermitteln das geläufige «Mailflut»-Gefühl. Gleichzeitig stellt das Mail aber auch eine ideale Möglichkeit dar, verschiedene Abteilungen innerhalb der Firma über Projekte und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Ihr Mailprogramm hilft Ihnen beim Zuordnen

Gerade wenn Mails zu Informationszwecken relativ breit gestreut werden, ist ein aussagekräftiges «Betreff» umso wichtiger. Wenn Sie als Empfänger/in zudem eine Regel im Mailprogramm einrichten, dass per «CC» erhaltene Mails anders abgelegt werden als «An» gesandte, haben Sie Ihre «Mailflut» schon fast im Griff. 

 

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